مدیریت زمان در مدیریت بازار

[رزیتا]

3- ابعاد مديريت زمان در بازار
اين ابعاد نتيجه چهارمين نسل مديريت زمان مي باشد كه به طور كلي سپري شدن اوقات مديران بازار در آن به چهار شيوه مختلف امكان پذير مي باشد. دو معيار اصلي در تقسيم بندي زمان در اينجا مورد نظر مي باشد:
فوريت: كارهايي كه مستلزم توجه فوري مي باشند. براي مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرايطي امري الزامي است. اغلب مديران نمي توانند نسبت به شنيدن صداي ممتد زنگ تلفن بي تفاوت باشند. ممكن است ساعت ها وقت خود را در تهيه مطلبي صرف كنيم و لباس بر تن كنيم و خود را براي گفت وگو درباره موضوعي خاص در دفتري آماده كنيم در عين حال مادامي كه تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولويت پيدا مي كند. موارد فوريت ما را تحت فشار قرار مي دهند و ملموسند و در انجام كار تأكيد مي ورزند و معمولاً انجام اين كارها خالي از لطف نيست و اغلب مطلوب ديگران واقع مي شود با وجود اين غالباً غيرضروري اند.
ضرورت: كه به نتايج كار مربوط مي شود. هر ضرورتي به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما ياري مي رساند. موارد ضروري فاقد فوريت اما نيازمند طمأنينه و ابتكار عمل و خوي و سرشت عامل بودن مي باشند. اگر تصور و تصويري روشن از موارد ضروري و نتايج مطلوب و دلخواه زندگي پيش رو نداشته باشيم به سادگي در مسيري قرار مي گيريم كه تنها نسبت به كارهاي فوري واكنش نشان مي دهيم.

در ادامه چهار بعد اصلي كارهاي ضروري و فوري به صورتي تعاملي بررسي مي شوند:
1.كارهاي فوري و ضروري: شامل بحران ها و مشكلات حاد و طرح هاي مهلت دار مي باشند. كارهاي اين گونه به طور معمول مسائلي مي باشند كه دردسرساز و ناخواسته هستند. همه ما در زندگي با بحران ها و مسائلي روبه روييم اما بعضي افراد با تمركز بر اين بخش زندگي خود را به ورطه تباهي مي كشند. مثل مديران و تجاري كه به شدت تحت تأثير بحران ها قرار مي گيرند و توليدكنندگاني كه هميشه از برنامه توليد عقب مي باشند. مادامي كه ذهن مديران به مسائلي از اين دست مشغول باشد اين مسائل بزرگتر و بزرگتر مي شوند تا عاقبت به طور كامل مدير را تحت استيلاي خود درآورده و با ضربات كوبنده از ميدان به در كنند. افرادي كه هميشه در بحران زندگي مي كنند ممكن است با تقلاي زياد بپاخيزند و خود را خلاص كنند اما بار ديگر با بحراني ديگر نقش بر زمين مي شوند. يكي از دلايل اصلي گرفتاري در اين وضعيت فقدان ثبات عاطفي در مديران و تجار مي باشد. اين مديران امنيت عاطفي كافي براي پيگيري اهداف بلندمدت خود حس نمي كنند.
2.كارهاي ضروري و غيرفوري: اين كارها شامل امور برنامه ريزي و تفريح سازنده و شناخت فرصت هاي تازه و ايجاد ارتباط و آموزش و پيشگيري مشكلات بازار مي باشد. اين نوع فعاليت ها كانون مديريت مؤثر بازار مي باشند كه به كارهاي غيرفوري و در عين حال ضروري مي پردازند. كارهايي از قبيل نوشتن رسالت فردي و برنامه ريزي بلندمدت و ورزش و تداركات براي پيش گيري رويدادهاي غيرمترقبه و تمام كارهايي كه همه ما به اهميت آنها واقفيم و تنها به صرف اين كه فوريت ندارند از انجام آنها طفره مي رويم. كنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بينش و ديدگاه روشن شاخصه اين وضعيت مي باشد. به قول پيتر دراكر افراد مؤثر هرگز مسائل را مركز توجه خود قرار نمي دهند بلكه ذهن خود را به فرصت ها و راه حل ها معطوف مي دارند. در واقع آنها به فرصت ها خوراك مي رسانند و مسائل را دچار گرسنگي مي كنند. قاطعانه مي انديشند و به بحران ها كم توجه بوده و تمركز خود را بر كارهاي ضروري و غيرفوري داده و اهرم نيرومند تمركز را در اختيار مي گيرند.
3.كارهاي غيرضروري و فوري: رهزنان تمركز و زمان مي باشند مانند بعضي از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضي جلسات و امور فشارآور و رعايت كارهاي عامه پسند. در واقع افراد در اين شرايط كارهايي را انجام مي دهند كه اغلب اين كارها به اولويت و انتظارات تعيين شده از سوي ديگران بستگي دارد. اين حالت كه از توجه كوتاه مدت ناشي مي شود از بي ارزش دانستن طرح ها و اهداف مي آيد و باعث احساس قرباني بودن و بي ارادگي شده و روابط را سست و گسسته كرده و به نوعي بوقلمون صفتي منجر مي شود.
4. كارهاي غيرضروري و غيرفوري: بطالت محض است. نه ضرورت دارد و نه فوريت. تمايل به سمت كارهاي سطح پايين و اتلاف وقت و سرگرمي هاي زودگذر. برخي روانكاوان انجام اموري از اين دست را به نوعي فرار از خود نسبت مي دهند كه فرد براي گريز از تنهايي و روبه رو شدن با خود به هر كاري رو مي آورد. مديران بازاري كه تقريباً تمام وقت خود را به كارهاي ۳ و ۴ اختصاص مي دهند اساساً افرادي بي مسئوليت هستند. اين افراد در زمينه مسائل اساسي متكي به ديگران يا تشكيلات مي باشند و به دليل عدم مسئوليت كامل در اداره كوشش هاي بازار تحت نظارت خود ناكام مي شوند. در صورتي كه تجار مؤثر و موفق هرگز به كارهاي حيطه ۳ و ۴ وارد نمي شوند چرا كه اين كارها خواه فوري خواه غيرفوري هيچ گاه ضروري نيستند. اين مديران بازار بيشتر وقت خود را به كارهاي ضروري و غيرفوري اختصاص مي دهند.
مي گويند ناپلئون نامه هايي را كه به دستش مي رسيد همه را زير فرش مي انداخت و بعد از ۱۵ روز به سراغ آنها مي رفت و معمولاً مشاهده مي كرد كه بيشتر مسائلي كه در نامه ها ذكر شده بودند خود به خود حل شده اند بدون اين كه نيازي به دخالت او باشد و بدون اين كه ذهن او به آن مسائل آلوده شده باشد كه اين مي تواند نمونه بارزي از تمركز حواس به مسائل ضروري غيرفوري باشد.